Allt du behöver veta om verksamhetssystem

Ett verksamhetssystem hjälper organisationer att skapa struktur, uppfylla krav och driva ständiga förbättringar. I artikeln går vi igenom allt du behöver veta, viktiga begrepp och hur det fungerar i praktiken.

Vad är ett verksamhetssystem?

Ett verksamhetssystem är det samlade sättet att styra, leda och utveckla en verksamhet. Det visar hur mål, strategier och processer hänger ihop och hjälper organisationen att arbeta systematiskt och effektivt mot sina mål. Man kan se verksamhetssystemet som en digital spegling av verksamheten.

I verksamhetssystemet samlar du till exempel processer, rutiner och dokument vilket gör det enklare att följa upp lagkrav, arbeta enligt ISO-standarder och driva förbättringsarbete. Mer om vad ett verksamhetssystem kan innehålla hitta du längre ner.

Verksamhetssystem är samma sak som ledningssystem

Verksamhetssystem och ledningssystem är i praktiken samma sak. När fokus ligger på ett specifikt område får systemet ofta en mer preciserad benämning, som till exempel kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem eller arbetsmiljöledningssystem.

Vilken term din organisation väljer att använda är ofta en fråga om tradition, vad man säger i branschen eller vilka standarder ni arbetar efter.

Kom igång snabbt med verksamhetsplattformen Add

Vill du veta hur du kan arbeta effektivare? Kontakta oss för en demo!

Boka demo av Add

Vem är det för?

Både privat och offentlig sektor arbetar med verksamhetssystem. Det används ofta av företag som vill certifiera sig enligt en standard, till exempel i kvalitet, miljö och arbetsmiljö, men också av verksamheter som vill ha struktur och tydligare arbetssätt.

Kommuner, regioner och myndigheter använder verksamhetssystem för att följa lagar och föreskrifter samt för intern styrning. I praktiken hittar man arbetssättet hos allt från små konsultbolag till stora industrier, vårdgivare, skolor och byggföretag.

Exempel på verksamhetssystem

Det finns ingen generell mall för hur ett verksamhetssystem ser ut och varje organisation formar sitt system utifrån egna behov. Vissa organisationer samlar allt från HR-processer och ekonomirutiner till kundhantering och produktutveckling, medan andra avgränsar till specifika områden som kvalitet eller miljö.

Valet av digital plattform och funktioner varierar också. Exempel på enkla lösningar är mappstrukturer i SharePoint eller Google Drive, medan dedikerade verktyg som Add kan erbjuda många olika funktioner såsom avvikelsehantering, processhantering riskhantering, internrevision eller kompetenshantering och medarbetarsamtal.

Den största skillnaden ligger dock i vad systemet utgår ifrån. Ett livsmedelsföretag kan bygga systemet utifrån livsmedelssäkerhet och HACCP-krav, medan vård- och omsorgsföretag fokuserar på patientsäkerhet och Socialstyrelsens föreskrifter. Exempel på andra vanliga standarder är ISO 9001 för kvalitet, ISO 14001 för miljö och ISO 27001 för informationssäkerhet. Bransch, lagkrav och certifieringar styr både innehåll och struktur.

Vad ett verksamhetssystem kan innehålla

Ett verksamhetssystem samlar allt som styr, stödjer och utvecklar verksamheten.

Vanliga delar är:

• Mål, strategier och policys – Beskriver vad organisationen vill uppnå och hur man ska ta sig dit.
  

• Processer – Visar hur arbetet ska utföras och hur olika delar av verksamheten hänger ihop. Processdokument och processkartor har ofta kopplingar till instruktioner, policys, lagkrav och standarder såsom ISO.
  

• Roller och ansvar – tydliggör vem som gör vad och hur beslutsvägarna ser ut.
  

• Dokument och mallar – samlar styrande dokument, policys, instruktioner och mallar på ett enhetligt sätt så att alla arbetar utifrån samma styrdokument.
  

• Uppföljning och nyckeltal – gör det möjligt att mäta resultat och se om verksamheten rör sig mot sina mål. Här kan man även ta fram statistik, till exempel över olika typer av ärenden eller avvikelser som rapporterats.
  

• Risker – identifierar och bedömer faktorer som kan påverka verksamheten negativt, så att man kan förebygga problem innan de uppstår.

• Avvikelser och ärendehantering – gör det möjligt för medarbetare att rapportera fel, brister eller förbättringsförslag. Genom att snabbt agera på dessa kan organisationen lära sig av händelser och driva förbättringsarbete framåt.
  

• Revisioner – genomförs för att säkerställa att verksamhetssystemet följs, fungerar som tänkt och uppfyller aktuella krav.
  

• Ledningens genomgång – används för att utvärdera systemets resultat och besluta om förbättringar, resurser och prioriteringar framåt.

Forma Add efter din verksamhet. Se hur det fungerar.

Add innehåller över femton lösningar att välja mellan. Boka möte så visar vi.

Boka demo

Många fördelar med en digital plattform

Genom att använda funktioner och smarta lösningar som ett digitalt system har kan du både spara tid och minska administration. Andra fördelar med ett digitalt verksamhetssystem är:

·         Sök snabbt efter rätt information.

·         Håll ordning och få påminnelser.

·         Tydligare ansvarsfördelning och arbetsflöden.

·         Styr vem som kan se och redigera innehåll.

·         Bättre kontroll över behörigheter och dataåtkomst.

·         Följ upp med statistik och rapporter.

·         Underlätta att uppfylla ISO-krav och laguppföljning.

·         Samla nyheter och information via ett integrerat intranät.

Skapar värde i hela verksamheten

Ett verksamhetssystem är mer än en plats för dokument. Det ger struktur, insikt och bättre förutsättningar för samarbete genom hela verksamheten.

·         Snabbare introduktion – nya medarbetare hittar lätt rätt arbetsrutiner.

·         Stabilitet – arbetssätt och processer bibehålls även vid personalförändringar.

·         Bättre beslut – aktuell statistik gör det enklare att se trender.

·         Flexibilitet – molnbaserade lösningar gör det möjligt att arbeta var som helst.

·         Trygghet – allt loggas och rätt personer har rätt behörighet.

·         Gemenskap – när systemet även fungerar som intranät stärks kommunikationen.

Genom att kombinera styrning, samarbete och kunskap i ett system får hela organisationen stöd i det dagliga arbetet.

Välj rätt lösning för din verksamhet

När du ska välja verksamhetssystem är det viktigt att utgå från den egna verksamheten och dina behov, mål och framtida planer. Det som passar en verksamhet passar kanske inte en annan.

Tänk på:

• Funktioner – Vad behöver ni? Till exempel processhantering, avvikelsehantering, dokumenthanteringssystem eller riskhantering.
  

• Användarvänlighet – Hur lätt är systemet att förstå och använda för dina medarbetare?

  
  

• Möjlighet att anpassa – Går det att anpassa systemet efter era processer, roller och arbetssätt?
  

• Skalbarhet och långsiktighet – Fungerar systemet både nu och när verksamheten växer eller förändras?
  

• Kostnad – Titta på inköpspris, licensmodell och framtida utvecklingskostnader.
  

• Integrationer – Går det att koppla ihop systemet med andra verktyg ni redan använder, till exempel HR-, ekonomi- eller ärendehanteringssystem?
  

• Informationssäkerhet och behörighet – Hur hanterar systemet åtkomst, GDPR och dataskydd?
  

• Support och införande – Vilket stöd erbjuder leverantören före, under och efter implementeringen?
  

• Lagefterlevnad och standarder – Kan systemet koppla processer och dokument till lagkrav och ISO-standarder så att ni enklare kan följa upp regelefterlevnaden?
  

Ett genomtänkt val blir ett långsiktigt stöd för styrning och utveckling.

Arbeta med kvalitet, miljö och arbetsmiljö i samma system

Med Add kan du använda samma verksamhetsplattform för att arbeta med systematiskt kvalitetsarbete, miljöledning och arbetsmiljö. Istället för att hoppa mellan olika system, och mappar har du en plats där alla processer, rutiner och policys är samlade. Det gör det enklare att se samband och undvika dubbelarbete, till exempel kan riskbedömning som både berör arbetsmiljö och miljöaspekter dokumenteras samtidigt.

När ni samlar allt på ett ställe blir det också naturligt att arbeta förebyggande och systematiskt. Dessutom förenklar det både intern och extern revision avsevärt när revisorer kan följa hela verksamhetens ledningssystem i en och samma miljö. För medarbetarna innebär det färre system att lära sig och en tydligare struktur i vardagen, vilket i sig bidrar till både bättre kvalitet och en sundare arbetsmiljö.

Ta kontroll över vardagen med Add som verksamhetssystem

Add är verksamhetsplattformen som hjälper er att få vardagen att fungera som ni vill – inte som den råkar göra. Här samlar ni dokument, processer, ärenden, avvikelser och intern kommunikation på ett ställe. Plattformen innehåller över femton flexibla lösningar som kan aktiveras när verksamheten växer. Här är några av dem:

Dokumenthantering Samla, skapa, granska och godkänn dokument i ett smidigt dokumentflöde. Få automatiska påminnelser, läskvittering, anpassningsbara mallar och möjlighet att koppla dokument direkt till processer, rutiner och ISO-krav.

Ärendehantering Registrera, hantera, följ upp och stäng ärenden i ett strukturerat ärendeflöde. Hantera avvikelser, tillbud, reklamationer, synpunkter och förbättringsförslag. Varje steg i ärendet loggas, så att du enkelt kan följa processen från början till slut.

Processhantering Kartlägg, dokumentera, analysera och optimera processer i ett tydligt processflöde. Skapa processkartor som speglar verksamheten och koppla processer till arbetsrutiner, dokument och ansvarsroller.

Intranät Samla, informera, engagera och kommunicera på en gemensam digital arbetsyta. Intranätet knyter samman verksamhetssystemet med det löpande arbetet. Visa relevant information för varje medarbetare med anpassade vyer.

Riskhantering Identifiera, analysera, hantera och följ upp risker i ett strukturerat riskarbete. Riskhanteringen kopplar risker och möjligheter med processer och mål. Prioritera åtgärder med riskmatriser och anpassade bedömningskriterier.

Internrevision Planera, genomför, dokumentera och följ upp revisioner i ett systematiskt revisionsarbete. Internrevisionen koppla revisioner med processer och ISO-krav. Arbeta med checklistor och mallar.

Det som gör Add unikt är enkelheten. Klara flöden, tydligt ansvar och en personlig att-göra-lista gör det lätt att hålla ordning. Add är dessutom helt anpassningsbart med egna behörigheter, färger och logotyp.

Vill du få verksamheten att fungera bättre?

Boka demo